Cumplimiento
Presentar registros VeriFactu fuera de plazo: recargos y mitigación
Qué pasa si no envías un registro VeriFactu a tiempo: recargos 5-20% por extemporaneidad, sanciones por no remisión y cómo regularizar con menor coste.
VeriFactu obliga a remitir cada registro a la AEAT de forma inmediata tras emitir la factura. La realidad: a veces hay incidencia técnica, te vas de vacaciones con el servidor caído, o descubres tarde que tu software estaba mal configurado.
Esta guía explica qué consecuencias tiene presentar registros fuera de plazo, cómo se aplican los recargos por extemporaneidad y cómo regularizar minimizando el daño.
Concepto: plazo de remisión VeriFactu
El plazo normativo para enviar un registro a la AEAT es “de forma inmediata” tras la emisión de la factura. La normativa no fija un número exacto de horas, pero la AEAT considera razonable:
- Modo VeriFactu (recomendado): minutos o segundos. Tu software envía al momento de emitir.
- Modo no-VeriFactu (no recomendado): 24-48 horas máximo, con log local que justifique el retraso.
A partir de varios días sin remitir, la AEAT considera incumplimiento y aplica el régimen sancionador del Real Decreto.
Diferencia entre incumplir y presentar tarde
Es importante distinguir:
Incumplimiento total: no remitir
No envías el registro. La AEAT no tiene constancia de la factura. Es infracción grave independiente de cuándo (o si nunca) lo arreglas.
- Sanción base: 6.000 €/factura no remitida.
- Tope: 1 % de tu cifra de negocio anual.
Presentación tardía: remitir fuera de plazo
Envías el registro pero después de la fecha en que debería haberse remitido. La AEAT lo acepta pero puede aplicar recargo por extemporaneidad.
- Recargo: 5 %, 10 %, 15 % o 20 % según retraso.
- Más leve que la sanción por no remisión.
Conclusión: siempre es mejor presentar tarde que no presentar.
Tabla de recargos por extemporaneidad
Aplican los recargos del art. 27 de la Ley General Tributaria:
| Retraso | Recargo |
|---|---|
| 1-3 meses | 5 % |
| 3-6 meses | 10 % |
| 6-12 meses | 15 % |
| Más de 12 meses | 15 % + intereses de demora |
Estos recargos se aplican sobre la cuantía no ingresada o no declarada a tiempo. En el caso de VeriFactu (que es declarativo de información, no ingreso), el cálculo es más complejo.
En la práctica, lo crítico es:
- Si la factura ya estaba declarada en otro modelo (303, 130) en plazo: el recargo VeriFactu suele ser simbólico o nulo.
- Si la factura no se declaró: la sanción es por la cuantía no ingresada del IVA + recargo del modelo afectado.
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Casos concretos de regularización
Caso 1: incidencia técnica de 2 días
Tu servidor estuvo caído del lunes al miércoles. Emitiste 30 facturas en ese periodo que no se remitieron. El jueves vuelves online.
Acción correcta:
- Reenvía las 30 facturas con sus fechas originales (no recientes).
- Documenta la incidencia (log del servidor, ticket del proveedor de hosting, etc.).
- Si tu sistema tiene log de envío con fecha de generación + fecha de éxito, la AEAT acepta el retraso como justificado.
Sanción esperada: ninguna o mínima si documentas bien.
Caso 2: descubres tras 3 meses que un cliente nunca se envió
Mientras revisas el modelo 303 del trimestre, ves una factura emitida hace 3 meses que nunca se remitió a la AEAT.
Acción correcta:
- Envía el registro AHORA con la fecha original de la factura.
- Si en el 303 del trimestre original esa factura sí constaba (la declaraste igual), no hay recargo significativo.
- Si en el 303 estaba ausente, tendrás que rectificar el 303 correspondiente con la AEAT.
Sanción esperada: 5 % del IVA si no se ingresó a tiempo.
Caso 3: te descubre la AEAT antes que tú regularices
La AEAT te requiere por inspección o cruce de datos. Aquí los recargos del 5-15 % se convierten en sanción del 50-150 % del importe no ingresado.
Diferencia capital: regularización voluntaria antes de requerimiento vs descubrimiento por la AEAT.
Caso 4: cierre del negocio sin remitir últimos registros
Cierras el autónomo (baja modelo 037). Tienes pendientes 10 facturas del último mes sin remitir.
Acción correcta:
- Remite los 10 registros antes de cursar la baja AEAT.
- La baja efectiva queda con las cuentas saldadas y trazabilidad completa.
Si cursas la baja sin remitir, la AEAT te pide regularizar al detectarlo. Más caro.
Cómo declarar incidencia técnica
Si una incidencia te imposibilita remitir durante un periodo significativo, declárala oficialmente:
- Conserva evidencia técnica: logs de tu servidor, tickets de soporte de tu proveedor, capturas de error de tu ERP.
- Notifica a la AEAT si la incidencia supera 24 horas: envías comunicación vía sede electrónica con la previsión de regularización.
- Regulariza en cuanto sea posible y deja constancia en tu contabilidad de cada incidencia.
Si tu actividad genera muchas facturas/día (e-commerce, hostelería), considera redundancia:
- Software con cola persistente que reintenta automáticamente cuando vuelve la conexión.
- Backup periódico del estado del ERP.
- Servidor alternativo o cloud failover si tu sistema es crítico.
Cómo mitigar recargos: cuestión de timing
Cuanto antes regularices, menor el coste. Tabla práctica:
| Acción | Coste relativo |
|---|---|
| Regularizar mismo día (incidencia técnica resuelta rápido) | 0 |
| Regularizar dentro del trimestre, antes del modelo 303 | Casi nulo |
| Regularizar fuera del trimestre, antes de requerimiento | 5-15 % recargo |
| AEAT te requiere antes de regularizar | 50-150 % sanción + IVA + intereses |
La diferencia entre regularizar voluntario y ser requerido es 10x-30x en coste. Si descubres un problema, arréglalo inmediatamente sin esperar al cierre trimestral.
Errores frecuentes
Pensar que “ya lo enviaré con el 303”
El 303 no sustituye a VeriFactu. Son sistemas paralelos. El 303 declara IVA al trimestre; VeriFactu declara cada factura al momento. Si solo presentas 303 y no remites a VeriFactu, la AEAT detecta el descuadre.
Modificar registros locales en lugar de remitir el original
Si un registro queda pendiente, no modifiques nada. Reenvía el original con su fecha y datos originales. La huella anterior debe seguir cuadrando.
No reportar incidencias graves
Si tu sistema cae 5 días y reenvías sin notificar, la AEAT puede interpretar el patrón como ocultación. Notificar la incidencia proactivamente cambia el ángulo de la inspección.
Confundir incumplimiento con extemporaneidad
Los recargos del 5-20 % aplican a presentación tardía. Si directamente no envías, no hay recargo: hay sanción mucho más alta. La “presentación tardía” presupone que finalmente se presenta voluntariamente.
Preguntas frecuentes
¿Si la incidencia técnica es de mi proveedor de software, asumo el recargo yo?
Sí, ante la AEAT eres tú el obligado. Internamente puedes reclamar a tu proveedor por daños y perjuicios contractuales, pero la responsabilidad fiscal recae en ti.
¿Hay límite de cuántas facturas puedo regularizar de golpe?
No hay límite oficial, pero remitir 500 registros antiguos de golpe levanta alertas. Si has tenido una incidencia grande, mejor distribuir el reenvío en bloques + documentar la causa.
¿Si trabajo solo en VeriFactu modo “no obligatorio”, también hay recargo?
Sí. El modo no-VeriFactu es legal pero exige conservación local estricta. Si la AEAT requiere los registros y tú no los tienes en orden y a tiempo, sanción.
¿Cómo me entero si la AEAT me ha aceptado un registro retrasado?
Vía la API VeriFactu o sede AEAT. Cada registro retorna un estado:
- Correcto: aceptado y válido.
- Aceptado con incidencias: aceptado pero con observaciones (ej. retraso documentado).
- Rechazado: no aceptado, requiere corrección.
¿Tu caso tiene matices (cierre con deudas, baja con regularización, inspección activa)? Un asesor fiscal vale lo que cobra. El contenido aquí es informativo y no sustituye asesoramiento profesional.
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